通勤或出差時,也會遇到不適合拿出整本筆記本的情況,這時候方便攜帶的「記事筆記本」就派上用場了。
記事筆記本是指如文庫本A6尺寸或文庫本一半大小A7尺寸的筆記本,主要是指當記事便利貼使用的筆記本總稱,這是我自己取的名稱。它就是第一種筆記本。
記事筆記本的優點在於,不論哪種情況下,都可以迅速地拿出記事筆記本做記錄。記事筆記本可以擺在西裝口袋或公事包中最明顯的位置,甚至於可以擺在長褲口袋裡。因為其體積小,攜帶相當方便。
而且,其尺寸剛好可以將臨時出現的想法概略地記錄下來,尚未經過思緒整理的情報可以全部記錄下來。尤其在外出時、移動時、出差時,它更是能派上用場。
無法馬上記錄於大型筆記本,臨時出現的點子或突然記起的片段情報,或是不能忘記而必須先記下來的數字、專有名詞等的關鍵字,就先記錄於記事筆記本。
這是記錄的第一階段。在將這些片段記錄做最大利用、撰寫成企畫書或將這些資料變成商業文書的過程中,首先必須於大腦裡做個概略整理。
為了方便使用,建議使用手撕型記事筆記本。訂裝式的筆記本也行,不過,若是手撕型筆記本,不僅不費工,還可以直接黏貼於其他的筆記本。
我的「記事筆記本」主要用於「任務管理」與「點子輸出」兩個方面。
「任務(task)」是指執行的工作單位,也就是指將該做的工作以最小單位的任務分類,記錄於筆記本上。
例如,在與客戶商談時,突然想起需要向上司做確認的事情,如果記錄於一般的筆記本中,將會與其他情報混在一起,事後也不會再翻閱,於是便忘了這件事。因此,在這種情況下,就將這件事記錄於記事筆記本。
然而,如果只是隨意寫幾個字的話,事後可能無法知道到底該做什麼事,請以「向田島部長確認A公司估價案件」等的最小工作單位做記錄。
因為是緊急確認事件,最好與其他事件區別記錄,比較容易區分。因為是另外區別的事情,自然就會產生這是緊急且必須立刻執行的任務意識。
而且,與上司確認過後,就可以將便利貼撕下,貼於第二類的「母艦筆記本」上,如果再將決定或對策記錄於母艦筆記本,絕對不會遺漏任何情報。
在這樣的情況下,記事筆記本所具備可以撕離的自豪功能就派上用場了,你可以盡情地大膽使用,就算一張紙只記錄一行字也沒關係,一張紙只記錄一項任務也行。
遇有點子時,只要記下與點子有關的項目或主題等的關鍵字,再利用上下班搭電車或走路的時間隨時查閱、動腦思考。
透過上述的過程,可以輕鬆地想出點子。關鍵在於記下簡單的關鍵字。不是鉅細靡遺地記錄說明,而是大剌剌地寫下具備提示功能的關鍵字,然後暫時冷凍保存於記事筆記本裡。
不過,如果腦子浮現出與新商品或新商機有關的點子,必須立即記錄。此外,關於企畫書執行進度架構,必須予以條列記錄。
有件事希望大家瞭解,記事筆記本也可以說是片段記事或記錄未經過整理的思緒的筆記本。這是記事的第一階段,千萬不要認為思緒尚未整理便放棄記錄的步驟。總之,不論想到什麼事先記下來再說。如果認為日後會派上用場,別猶豫,立刻記錄就對了。
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