這是典型的「廢紙症候群」。會計這種工作需要列印大量的資料,因此影印錯誤的狀況必然地會增加。會計部門同時也是率先倡導「削減經費」的部門(笑),所以總會覺得要丟掉這些紙張太可惜,難免就想拿來當廢紙使用。我可以理解這種想法,但是,列印錯誤的紙張還是立刻放進碎紙機處理掉為佳。
我相信有很多公司都會在列表機或影印機旁邊設置一個「廢紙放置處」。大家都會隨手從裡面拿紙來使用,然而有多少人會在當時一一去確認列印在上頭的內容呢?說起來是很極端,但是,這樣做的結果是為了省下區區十日圓的紙張費用,結果卻衍生出了資料外洩的風險。
不宜使用廢紙的更重要理由是,完全無法保留自己的經驗。鮮少有人會有心想要好好保管廢紙的。結果往往會當成「不要的東西」處理掉了。
但是,每天的工作累積才能儲存自己的經驗。工作上備忘下來的內容事後都還能派上用場,偏偏卻這樣被丟棄了。本來記錄下來的資料就變成無所本的東西了。說起來實在太可惜了。
以基本作業為主的工作、透過電腦進行的作業越多的人越有使用廢紙的傾向。一般人都有一種想法──這只是基本作業,只要做個備忘就OK了;電腦裡面留有記錄,所以不需要再以紙張的形式保管起來,但是這種心態對你的經歷而言卻沒有助益。
在現在這樣的時代環境當中,沒有人知道公司的將來會有什麼樣的變化。此時最重要的便是自己的經驗和技能。如果這些東西都只保存在公司的電腦裡的話,你想會有什麼後果?你不會感到困擾嗎?
我覺得,即便是基本作業,那也是自己耗費心力所做的事情。記錄下自己的所作所為就可以看到自我的成長,如果沒有記錄,要牢牢記住這些經驗就是一件高難度的事情了。
我建議B先生抱著和寫在廢紙上的相同感覺轉而寫在筆記本上的理由就在這裡。寫在筆記本上的工作的累積可以把你的經驗「視覺化」。日後要回顧也就簡單多了。
動不動就喜歡把資料寫在廢紙上的人請努力地把寫在廢紙上的習慣慢慢地轉變成寫在筆記本上的習慣。寫在筆記本上和寫在廢紙上是截然不同的,方便日後回顧。你可以一邊參考過去的作法,一邊檢討如何才能改善現狀。這就是「記錄」這個作業所具備的力量。這麼一來應該可以比靠頭腦去想像、去推動工作更能快速地得到好結果。
此外,我覺得使用廢紙的人幾乎都沒有回顧的習慣。要養成回顧的習慣,訣竅就在於寫在筆記本上時如果覺得這是很重要的事情,就立刻貼上便利貼。將便利貼貼在筆記本的封面內側,以便隨時使用,這是非常方便的作法。
希望各位能脫離使用廢紙的階段,把自己的經驗寫在筆記本當中儲存起來。
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