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一個許久不見的晚輩來看我,分享他最近的工作成果,他的事業欣欣向榮,我很替他高興。他十分感謝這些年來我對他的教誨,我以為他說的是場面話。可是他掏出筆記本,一頁頁回溯這些年來的對話。

在他最低潮的時候,我告訴他不要放棄理想、要堅持。在他沒準備好,卻想強渡關山時,我要他忍耐、再等等;在他受到委屈、被別人陷害,想反擊時,我勸他,傷害對手,自己不會變好,空下時間精力,修煉自己的能力;在他疑惑、裹足不前時,我要他大膽向前、放手一搏……。

這些歷歷如繪的場景,在他一頁頁的筆記本中完整的顯現出來。他仔細的記錄,讓我吃驚。雖然印象中,他有隨時帶小筆記本記錄的習慣,但也有許多場景,是我們在走路行進中的對話,他竟然也沒有遺漏。

他告訴我,即使當下沒有記錄,事後他一定盡快補記,所以幾乎沒有遺漏到任何有用的對話。我再一次見證虛心記錄,隨時寫筆記的力量,而這是我所欠缺的好習慣。

雖然我也認真學習每一件事,也認真的聽別人說話,但我僅止於理解、體會、消化,並沒有隨時記筆記的習慣,因此每一次雖然也都有所得,但止於重要且印象深刻的部分,許多也很有用的細節,通常不復記憶。一定要等到下次再有人提起,或在書中看到時,我才會想起,原來我已經接觸過這種說法,但卻無法精準吸收。

我確定,如果我也有隨時記筆記的習慣,我的知識會更豐富,我的學習會更快速,我的能力增長會更可觀,問題是,我一直沒能養成這樣的習慣。

從此以後,我遇到任何有為的年輕人,我都鼓勵他們養成隨時記筆記的習慣。
一個聰明且瀟灑不拘的年輕人,被我逼迫隨時記筆記。只要和我開會,我會先要求他把筆記本或筆拿出來;在談話的過程,我也會隨時觀察他是否有在做記錄。剛開始我還不時提醒他,把這件事寫下來,把這個結論記下來,他也痛苦不堪,但久了也就習慣了,他逐漸養成隨時寫下來的習慣。只是工具變成筆記與iPad或iPhone,我很高興看到他的轉變。

事後他告訴我,記筆記讓他更專心、更聚焦,所討論的事情,也促成他進一步的思考,因而更能掌握重點。
我也告訴他,自從他養成記錄的習慣後,他變成一個更謙虛而認真的人,他自恃聰明、大而化之的輕忽外表不見了,我很高興讓一個聰明的年輕人,在聰明之外,再加上虛心與認真,而方法是隨時寫筆記。

用筆、紙記錄每一件重要的事,這只是一個外顯的修煉方法,會及於內心的轉變,值得所有的人試試看。(轉載……)

關於本文作者:
何飛鵬/城邦出版集團首席執行長
媒體創辦人、編輯人、記者、文字工作者。
擁有超過25年以上的媒體工作經驗,曾任職於中國時報、工商時報、卓越雜誌等媒體,也與資深媒體人共同創辦了城邦出版集團、電腦家庭出版集團與商業周刊。同時也是國內著名的出版家,創新多元的出版理念,常為國內出版界開啟不同想像與嶄新視野。其所帶領的出版團隊也時時掌握時代潮流與社會脈動,不斷自我挑戰,開創多種不同類型與主題的雜誌與圖書。
曾創辦的出版團隊超過20家,直接與間接創辦的雜誌超過50家。
二○○七年出版《自慢──社長的成長學習筆記》──工作者最基本的人生態度,
成為當年度財經管理類暢銷書第一名,2009國際書展馬英九總統指定購書。
二○○八年出版《自慢2──主管私房學》──小職員出頭天的最佳途徑,目前累計銷售已突破十萬本,為2009國際書展馬英九總統指定購書。
何飛鵬部落格︰feipengho.pixnet.net
POPO原創:www.popo.tw/users/feipengho

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◎尋找屬於自己的「正確解答」
工作筆記本的記錄方式是沒有正確解答的。

筆記本以什麼方式來記錄都無所謂。因為並沒有任何一種正確的解答是符合所有人的需求的。但是,屬於你個人的筆記本的記錄方式卻是有「正確解答」的。

可以讓你持續記筆記的方法就是你個人的「正確解答」。如果沒能持續,只要改變方法即可;而能夠持續的人則只要溫故知新,提升自我就好了。本書討論的便是關於這方面的啟發。

前一部作品《成功者的筆記本都記些什麼?》託大家的福,獲得許多讀者的好評,成為暢銷書。而且被遴選為「二○一○商業叢書大賞」的第一名。再度感謝大家的大力支持。

在前一部作品當中,我介紹了使用母艦筆記本、記事筆記本、行程筆記本三本筆記本的筆記術。這是我記筆記的方法。

但是,我的筆記術對其他人而言並不就是可以如法炮製的正確解答。充其量只是用來改善的啟示而已。基於這種考量,在我的前一部作品中,我用了許多篇幅針對可能可以讓許多讀者採用的手法做了解說。

結果,許多讀者在部落格或推特網站上針對他們採用的筆記術提出報告,或者在演講會等場合碰面時直接跟我對話。就這樣,在書籍出版之後,我可以實際看到各行各業的社會人士的筆記本的機會大大地增加了。
於是我得到了一個結論──有很多讀者渴求閱讀比我在前一部作品中所寫的更高層級的內容,也有不少讀者希望我在討論有深度的筆記術之前,能針對筆記術的基礎多做一點說明。拜此之賜,我了解到各種不同的筆記術的事例,我想把這些事例作為提升自己的筆記術技能的契機,遂決定提筆寫下本書。

◎根據二十五名社會人士的真實事例來構築
我本著「能介紹多少事例就介紹多少事例」的想法,在本書中,獲得各種業別、職業經歷、社會經歷的社會人士們的協助。

我決定書籍內容的寫法是實際參考這些社會人士的筆記本,同時以筆記課程或諮詢的手法來尋找該人士的筆記需要改善的地方。

我聆聽這二十五名社會人士每一個人的現狀,並針對個人需求提供建議,以這些真實事例為基礎構成內文重點。在我要求刊載實際的筆記內容時,承蒙大家的熱烈協助。在此衷心地對協助我採訪寫作的各位表達謝意。
此外本書還以專欄的方式介紹名人的筆記本。

在前一部作品出版之後,我有幸有參閱各行各業名人的筆記本的機會,因此想利用這個機會,與各位讀者共享情報。這些情報都是平常難得一見的,但是我覺得成功人士的筆記本當中有很多值得我們學習的地方。

◎分三種類型來介紹筆記本
社會人士的筆記本大致可以分成三類。

1. 工作筆記本:
除了提示具體的畫面之外,還同時說明如何書寫議事錄?如何保留工作記錄?
此外,有些部分是把焦點放在手法和know-how上,以說明如何挪出筆記本的空間?如何建立筆記本的檢索性等。書中以範例的形式呈現八名社會人士的筆記本,這些社會人士包括沒有寫筆記本習慣的人以及嘗試過各種筆記術的人,希望能讓讀者學習到筆記術的基本應用技巧。

2. 讓自己有成長機會的筆記本:
討論工作筆記本的應用技巧。我個人認為,除了筆記本的內容之外,也在筆記本的外觀上下工夫的事例、活用高級筆記本,凸顯個人風格的使用方法等也都是非常重要的筆記術。
筆記本的記述方法當然也有很多應用技巧。本章節提示了利用心智圖(mind map)來提升處理信件的效率的技巧、快速地記錄議事錄的Cornell Method的技巧等更高一級的筆記術。

3. 生活日記式的筆記本:
為了方便日後能夠回顧自己做過的事情,唯一的方法就是自行記錄。即便是簡單的記錄,應該也會成為對你而言頗具價值的東西。本章除了介紹記錄自己的行動或思考的軌跡的筆記本之外,同時也針對筆記術做一說明。

在本書中,將筆記本分成這三類,以相片來顯示各類筆記本的實際事例,同時做詳盡的說明。

(美-美崎榮一郎;A-A小姐  以下代稱)
美:這本筆記本只寫著當天要執行的任務嗎?
A:也寫了晨間會議的內容和當天的記錄。跟工作相關的事情全部都寫上去了。
美:工作上的筆記本就只有這一本?
A:是的。剩下的都是我個人的筆記本。我們不只是要做好現在的工作,為了將來做準備,也得自己努力去考取資格證照。我最近也參加了某個研修活動。我把符合我心中所想的「大目標」的事情整理在個人使用的筆記本當中,也會把應徵要項貼在筆記本當中。
美:原來是這樣。分成公私兩本筆記本的做法確實是正確的。有很多的案例認為「考取資格也是工作的一環,所以歸納在一本筆記本當中」。我也曾經這樣做,但是後來發覺不盡理想。我個人認為,分開來比較方便進行的事情就分冊記載好了。萬一有做不完的任務時,妳怎麼做?
A:完成的任務就劃線刪除,萬一有殘留的任務,就重寫一次。其實我大可以將任務寫在便利貼上,方便靈活變動使用,但是我想靠著親手書寫的動作,讓自己記得當天要做的事情。此外,我也想留下軌跡,知道那個任務「從什麼時候開始」。
美:如果是方便的做法,我認為倒也無妨。問題是謄寫任務是一件很辛苦的事情。一旦忙起來,突然就會出現破綻的(笑)。
A:有空寫的時候是還好,但是一忙起來,就什麼事情都沒辦法寫了。有時候寫是寫了,但是卻沒辦法做確認。如果只有文書工作待處理時倒還好,怕就怕必須外出洽公半天時就會出現破綻了(笑)。所以,如果發現就要出現破綻了,我就會寫在備忘紙上貼起來。
美:妳是用淺色的螢光筆刪除完成的任務吧?
A:我使用「MILD LINER」的灰色螢光筆。如果用一般的螢光筆劃線刪除,反而會更加凸顯出來。讓「結束的事情」相對地凸顯出來是有點……
美:妳的想法是用灰色的螢光筆不但可以勾勒出事情已經完成的感覺,而且也不會太顯眼,對吧?我很少看到有人會使用這種顏色。這倒是一個很有趣的做法。
妳說妳想用重新謄寫未完成的任務的方式來提醒自己,但是有時候還是無法如願,既然如此,我覺得還是同時使用可撕式的便利貼比較好。如果這個地方用謄寫的方式,那個地方用備忘的方法……的話,事後再回頭檢視恐怕也難以理解,最後還是會整合在同一本筆記本上。我覺得以統一的方法做任務管理比較好。
沒能隨身攜帶筆記本時,便利貼還是可以隨時帶著走的,而且轉貼的動作比動手謄寫要來得輕鬆許多。

「如何處理任務」對上班族而言是一項永遠的課題。

A小姐的筆記本基本上是用來管理任務的,但是因為採用了謄寫的作業,時而會產生破綻,這是其缺點所在。此外,沒有辦法隨身攜帶筆記本的時候,「任務」要寫在什麼地方也是個問題。

謄寫當天無法處理完的任務並不是什麼壞事,但是就本來的想法而言,每次都有殘留的任務才是問題所在。那就是任務的數量已經超過可以處理的負荷量的證據。既然如此,一開始就不要把該任務安排在當天的計畫之內才是最好的解決方法。

那麼,該如何利用筆記本來管理任務才好呢?

首先,按照順序寫出任務時,要為任務編上編號。然後分成「直接寫在筆記本上的任務」和「寫在便利貼上的任務」。規則就是,「直接寫在筆記本上的任務」是今天一定要處理完的事情,而「寫在便利貼上的任務」是盡可能想在今天之內解決的事情。舉例來說,一∼九的任務是今天之內非做不可的事情,所以就寫在筆記本上,而十∼十五的任務就寫在便利貼上……。你要做的事情就只是這樣。如果處理不完就謄寫下來。譬如「五跟八今天之內做不完,改到明天」,以減少謄寫的數量。而十∼十五則只要重貼便利貼就可以了。

在謄寫任務的過程中要明確地將「自己有多少處理任務的能力?」予以「視覺化」。這種做法不但可以將謄寫的數量控制在最低限度,而且在不斷反覆同樣的作業之餘,就漸漸地可以掌握自己一天之內可以處理的任務數量了。

此外,寫在便利貼上的任務都是不一定得在今天之內完成的事情,所以拖到明天才處理的可能性就相對比較大。一開始就把這種可能拖到隔天的任務當成第二天的任務來看待應該也不會有問題。只要寫在便利貼上,轉貼到第二天,就不須花費謄寫的工夫了。

如果時間充裕,就可以著手進行寫在便利貼上的任務。一旦完成一項任務,就用剪刀把該任務的部分剪下來,貼在筆記本上,或者是轉寫到筆記本上。也可以在便利貼上打上確認的記號,以便一看就知道是已經處理過的事項,總之只要以適合自己的方式做確認就可以了。處理任務是一種工作,而謄寫任務並不是。如果需要謄寫的事情太多,形成一種負擔的話,就等於是本末倒置了。

如果能在已經完成的任務上隨手記下「花了多少時間處理」,下一次處理同樣的作業時就可以當成一種指標。例如翔實地記錄下「製作資料花了兩個小時」「綑包作業花了三十分鐘」,也可以作為下次擬定行程時賴以為依據的標準。如果能夠意識到時間的問題,就可以集中精神作業,而且在累積多次的記錄之後,久而久之,自然就可以預測處理的時間了。

養成書寫任務筆記習慣的人就請注意處理任務的時間,繼續寫筆記。

(美-美崎榮一郎;B-B先生  以下代稱)
B:我從事會計的工作。基本上我是把工作上需要的備忘和商討的內容等隨手寫在廢紙上。我的困擾是,因為使用廢紙來做備忘,所以無法有體系地儲存下來。因為手邊沒有留存的資料,所以總要花一些時間去回想之前做了什麼事。事後也沒能回頭審視筆記本。
美:各位,為什麼要使用廢紙啊(苦笑)?
B:因為廢紙隨手可得啊(笑)。不用太可惜了呀。
美:可惜的是你丟棄了自己的經驗啊。就算你不用廢紙,只要回收再生,還是會變回成紙張吧?我也有一段時期會把資料寫在廢紙上,但是寫在廢紙上就絕對會隨便亂丟。寫在廢紙上的東西是無法長期保留的。廢紙的保密工作多半都不是很縝密,列印在上頭的資料事實上是不能為外界知悉的(笑)。關於這方面應該謹慎處理,這比你把資料寫在廢紙上一事本身更重要。
B:有時候我會把數字列印在廢紙上,如果那是正式公佈之前的資料可能茲事體大,所以我不會隨身攜帶。寫在廢紙上的東西我會當場在公司裡面處理掉。
美:既然如此,那乾脆寫在筆記本上要好很多啊。
B:說的也是。但是我好像總會不自覺地有「筆記本一定要寫得工整美觀才行」的想法,也許太過神經質不是什麼好事。但我總覺得,廢紙就可以隨手塗鴉。
美:你也許可以試著改用沒有底紋,紙質也接近廢紙的筆記本。
B:廢紙的尺寸也很重要,我覺得比較好寫。這麼說來,應該是用A4大小的筆記本吧?
美:那就嘗試使用A4的穿孔環狀筆記本吧?A4大小的裝訂筆記本一打開來不就變成A3大小,也未免太大了吧?選用穿孔環狀筆記本時,單面就是A4大小了。我想你可以嘗試營造一種像是寫在廢紙上的那種情境。
B:另外的問題就是我想營造一個讓自己會去回顧筆記本的狀況。既然花了那麼多心思記筆記,如果沒有做回顧,那就沒有什麼意義了。
美:你認為什麼時候回顧筆記本最恰當?
B:一個月一次左右,譬如在公司的會計工作截止之後。
美:無法如期回顧筆記本內容的人可以當場將便利貼貼在事後必須回顧的內容上。如此一來就會提醒自己「這是什麼啊?」也就是說,因為注意到便利貼的存在,因而採取了回顧的行動。只要事先設定在某種機會下「審視這裡」的自我規定就可以了。
另外一件很重要的事情是,「要當場貼好」便利貼。千萬不要有「事後再貼就好」的想法,因為以常情來說,一定做不到這一點。所以,筆記本裡必須隨時準備好便利貼。開始使用新筆記本時,一定要事先將便利貼貼附在封面內面,以備隨時可用。
此外,下一點工夫來保持回顧筆記本的動機也許會比較好些。目前你好像沒有回顧筆記本的習慣,也沒有將之記錄在手冊上的習慣,所以如果現在突然開始做這項作業,可能會產生挫折感哦。
B:我的解決辦法是先貼上便利貼,提醒自己記得去回顧。還有要把是否回顧過筆記本一事記錄在某樣東西上,對吧?
美:還有,不要再寫在廢紙上了(笑)。

這是典型的「廢紙症候群」。會計這種工作需要列印大量的資料,因此影印錯誤的狀況必然地會增加。會計部門同時也是率先倡導「削減經費」的部門(笑),所以總會覺得要丟掉這些紙張太可惜,難免就想拿來當廢紙使用。我可以理解這種想法,但是,列印錯誤的紙張還是立刻放進碎紙機處理掉為佳。

我相信有很多公司都會在列表機或影印機旁邊設置一個「廢紙放置處」。大家都會隨手從裡面拿紙來使用,然而有多少人會在當時一一去確認列印在上頭的內容呢?說起來是很極端,但是,這樣做的結果是為了省下區區十日圓的紙張費用,結果卻衍生出了資料外洩的風險。

不宜使用廢紙的更重要理由是,完全無法保留自己的經驗。鮮少有人會有心想要好好保管廢紙的。結果往往會當成「不要的東西」處理掉了。

但是,每天的工作累積才能儲存自己的經驗。工作上備忘下來的內容事後都還能派上用場,偏偏卻這樣被丟棄了。本來記錄下來的資料就變成無所本的東西了。說起來實在太可惜了。

以基本作業為主的工作、透過電腦進行的作業越多的人越有使用廢紙的傾向。一般人都有一種想法──這只是基本作業,只要做個備忘就OK了;電腦裡面留有記錄,所以不需要再以紙張的形式保管起來,但是這種心態對你的經歷而言卻沒有助益。

在現在這樣的時代環境當中,沒有人知道公司的將來會有什麼樣的變化。此時最重要的便是自己的經驗和技能。如果這些東西都只保存在公司的電腦裡的話,你想會有什麼後果?你不會感到困擾嗎?

我覺得,即便是基本作業,那也是自己耗費心力所做的事情。記錄下自己的所作所為就可以看到自我的成長,如果沒有記錄,要牢牢記住這些經驗就是一件高難度的事情了。

我建議B先生抱著和寫在廢紙上的相同感覺轉而寫在筆記本上的理由就在這裡。寫在筆記本上的工作的累積可以把你的經驗「視覺化」。日後要回顧也就簡單多了。

動不動就喜歡把資料寫在廢紙上的人請努力地把寫在廢紙上的習慣慢慢地轉變成寫在筆記本上的習慣。寫在筆記本上和寫在廢紙上是截然不同的,方便日後回顧。你可以一邊參考過去的作法,一邊檢討如何才能改善現狀。這就是「記錄」這個作業所具備的力量。這麼一來應該可以比靠頭腦去想像、去推動工作更能快速地得到好結果。

此外,我覺得使用廢紙的人幾乎都沒有回顧的習慣。要養成回顧的習慣,訣竅就在於寫在筆記本上時如果覺得這是很重要的事情,就立刻貼上便利貼。將便利貼貼在筆記本的封面內側,以便隨時使用,這是非常方便的作法。

希望各位能脫離使用廢紙的階段,把自己的經驗寫在筆記本當中儲存起來。

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